各学院：

学生档案是学生在校学习过程中形成的真实记载，是学校宝贵的档案资料。为了确保学校档案材料的完整齐全，现对本科毕业生学籍材料、优秀本科毕业论文（设计）相关材料及硕士毕业生材料的归档工作通知如下：

一、时间安排

各教学单位毕业生档案的归档工作从10月12日起，至10月30日结束。

二、归档内容

1. 2026届本科毕业生（含结业）学籍归档材料：毕业生名单、成绩单、学籍卡，毕业生集体照片。具体要求如下。

（1）名单：需归档纸质件与电子件（Excel或Word）。学生名单前要有序号和学号，按从小到大顺序排列。对上年留级、延长学籍年限至今年毕业的及今年结业、肄业、留级、延长学籍年限、退学未毕业的学生在名单上注明。必须确保毕业生人数齐全，姓名准确无误。

（2）成绩单：归档的毕业生成绩单，须是当年毕业生、结业生、肄业生或退学学生成绩单。需要结业证换毕业证的学生，待其补考合格后，必须将毕业的成绩单再次归档到档案馆，置换已归档的结业成绩单。对上年留级、延长学年等至今年毕业的学生成绩单归到今年对应的专业，若今年对应的专业取消，可独立成卷。成绩单分别加盖教务处公章和教学秘书私章（或手写），所盖印章要规范、清晰。

（3）学籍卡：学籍卡上的学生照片要贴在对应的单双号位置。学籍卡内容填写完整。

（4）毕业生集体照片：需归档纸质照片与电子照片。

（5）归档材料组卷排序：以班级为单位组卷，全班学生名单放在首页，每位毕业生成绩单后附上对应学籍卡，按学号顺序从小到大排列，并在右下角打印页码。

2. 2026届本科毕业生优秀论文归档材料：以学生个人为单位组卷，按任务书、开题报告、评阅材料、优秀论文申报材料、图纸（论文设计中含图纸的）、毕业论文（设计）先后顺序排列，并打印页码。

3. 2025届12月获得学位、2026届硕士毕业生归档材料：以学生个人为单位组卷，按硕士研究生登记表、硕士学位论文开题报告审批表、硕士学位申请书、硕士学位论文先后顺序排列，并打印页码。必须确保毕业生（含结业生、肄业生及退学学生等）人数齐全，材料填写完整。

三、归档方式

（一）以下两种归档方式，选其一：

1. 方式一：按照原有做法，直接在档案管理系统中著录（即添加案卷、添加文件），并上传电子文件（学生名单电子版、毕业生集体照电子版）；

2. 方式二：填写Excel著录模板（见附件），Excel表及电子文件（学生名单电子版、毕业生集体照电子版）发送至邮箱da8388@usts.edu.cn。Excel表无需打印，由档案馆将其上传档案管理系统，自动生成案卷目录及移交目录。

（二）兼职档案员在规定时间内向档案馆移交归档材料，当场办理移交，移交目录由档案馆打印。

（三）各学院兼职档案人员在组卷前，先与档案馆联系，获取案卷编号。

希望各学院高度重视，认真安排落实，关心支持本单位兼职档案人员的归档工作，确保本单位的归档工作保质保量地按时完成。

归档工作中遇到的有关问题请与学校档案馆联系。

联系电话：68418388，联系人：程老师。

    附件：1. 2026届本科生学籍著录模板 JX14

          2. 2026届本科毕业生优秀论文著录模板 JX16

    3. 2025届12月硕士研究生档案著录模板 JX12.16

    4. 2026届硕士研究生档案著录模板 JX12.16

校长办公室

2026年10月10日