关于做好学校2023年档案材料归档工作的通知

各学院（部）、各部门、各单位：

2023年学校档案归档工作即将开始，为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类文件材料及时、完整的进行归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1. 在学校教学、科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式（文字、图表、声像、实物等）的文件材料均应归档保存。

未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行建档保管。各单位自管材料，也是学校档案的重要组成部分，要确保文件材料的齐全完整，全面做好保管和提供利用工作。

2. 应特别重视收集：

2022年度新冠疫情防控档案，做好疫情管控、病患收治、物资调度、人员调配、先进事迹、新闻报道过程中的文件材料以及反映本单位疫情防控工作的微信、网站、其它各类媒体报道等相关材料的收集，特别是反映一线疫情防控、先进典型人物、治疗工作以及科研情况的材料，包括纸质、照片、音视频、实物、电子等各门类载体，切实做到疫情防控档案收集齐全完整。

2022年重要会议及活动（如全校性活动、外事活动、大型会议、各项检查评估等）中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。

单位与个人获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。各单位2022年工作中形成的、开会带回的，上级网站公布结果（未发纸质通知）或上级直接寄到本部门的有保存价值的文件材料，主要包括：本单位形成的材料、上级下达的需长期执行的文件，我校重要事项向上级的请示、报告及上级的批复，上级对单位、个人的表彰等材料。及时交由兼职档案人员统一归档，务必做到原件归档。

3. 各单位档案的具体收集范围，请参照《苏州科技大学档案归档范围和保管期限表》（见附件1）。

二、归档要求

1. 各单位分管档案工作的领导要高度重视本单位各类文件材料的归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归；兼职档案员根据《苏州科技大学档案工作规范》（见附件2）的要求，认真做好文件材料预立卷工作，合理分类，安全存放，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2. 档案馆工作人员负责对各单位立卷归档进行指导、检查，确定卷（盒）。

3. 由各单位兼职档案员负责输入档案管理数据库，包括文件级、案卷级、上传电子文件全文（涉密档案除外，按学校保密规定处理），纸质文档、电子文件目录及上传的电子文件必须对应，上级文件的电子文件全文信息由校办档案馆负责。

4. 经兼职档案员签字，并请单位分管领导审查和签字，在规定时间内向档案馆移交，办理移交手续（一式二份）。

三、时间安排

1、请各单位兼职档案员于3月16日前至党委办公室、校长办公室领取归档文件（联系人：陈琰，联系电话：69379027，领取地址：行政楼4211室）。

2. 在4月21日前应完成归档工作的单位包括：党政管理部门、直属单位、科研机构、体育部及各会计档案立卷部门。

3. 各学院应届毕业生学籍档案的归档工作在每年的10月底完成，具体要求另行通知。届时将归档毕业生学籍卡（学生入学登记表），请各学院在学生毕业离校前做好材料收集准备工作。

归档工作中如遇到问题请与校办档案馆联系。联系电话：68418388。

附件：1. 苏州科技大学档案归档范围和保管期限表

2. 苏州科技大学档案工作规范

                                              校长办公室

                                               2023年3月9日