苏州科技大学党群、行政类档案工作规范

（试行）

为了加强学校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，结合我校实际情况，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案管理办法》《江苏省高等学校档案管理办法》及《归档文件整理规则》等有关法律、法规、规章。

一、党群、行政档案工作的基本原则

1. 凡是学校在党群、行政（简称党、政）管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

2. 党、政档案必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于档案的开发利用。

3. 党、政文件材料严格实行部门归档制度。归档工作实行“三纳入”“四同步”管理：即纳入各部门的工作计划、规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案归档工作。

4. 学校党、政各部门，要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定部门档案员，协同校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理归档工作。

二、归档范围的确定

1. 归档的党、政文件材料必须对学校当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值，必须反映党、政部门职能活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

2. 归档重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性文件材料，其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中应以针对本校的指令性、指导性文件为主。

3. 不归档的文件材料（以下某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存）

（1）上级机关普发供参阅，不办的文件材料；

（2）重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（3）未经会议讨论，未经校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿；

（4）一般性文件的修改稿、校对稿（学校领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

（5）上级机关征求意见未定稿的文件；

（6）为工作参考从各方面收集来的材料；

（7）上级机关任免、奖励非本校工作人员的文件；

（8）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非正式文件；

（9）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，一般建设性意见的人民来信。

三、党、政文件材料的部门归档流程

1. 学校各处级部门均为归档单位，分工归档。

2. 各归档部门档案员应将本部门职能活动中形成的，办理完毕的文件材料及时进行收集，在平时按归档要求进行整理，编制预归档类目。

3. 归档分工

（1）上级机关下发的文、电材料，综合性的由党办、校办、保密办归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位归档。

（2）以党委、学校名义的发文，实行归档两套制。综合性的由党办、校办、保密办归档，职能部门以党委、学校名义的发文，由主办部门归档。

（3）以党委、学校召开的代表大会、全委会、党委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别归档。职能部门主持的全校性会议所形成的材料，由主办单位归档。

（4）校内各单位向党委、学校的请示报告及相应的批复、批转的原件，由党办、校办分别归档；请示报告的原稿及批复、批转的复制件则由报文单位归档。

（5）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位只保存复制本。

（6）各临时机构、撤销的机构，应于机构撤销前认真做好文件材料的整理工作，并移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位，对撤销机构材料不归档的应追究原负责人的责任。

（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位归档。

4. 归档文件整理

（1）归档文件以件为单位进行整理，原则上每份文件单独计为一件。

（2）文件正本与定稿为一件；

（3）正文与附件为一件；

（4）原件与复制件为一件，对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档；

（5）转发文与被转发文为一件；

（6）来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。

（7）会议记录以每次会议记录为一件（用记录本记录的，一本为一件）。形成会议纪要的，会议纪要和本次的会议记录为一件；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；

（8）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；

（9）计算机及网络环境下形成的文件，无定稿、无重要修改手迹、无领导批示的，将正文与发文稿纸为一件；

（10）报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；

5. 归档文件的质量要求

（1）归档文件收集应齐全完整。

（2）归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（3）文件整理归档时要去除金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件要复制。

6. 归档文件整理分类采用“年度——问题——保管期限”的方法，部门档案员要熟悉本部门的职能，同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归，会议文件、统计表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。

7. 归档文件编号。在每件文件材料首页上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，部门填写归档章项目为：年度、馆编件号、页数、问题、保管期限，见下图。

（归档章）

8. 归档文件编目：归档文件应依据分类方案和馆编号顺序编制归档文件目录。

（1）归档文件应逐件编目。每一件内，文件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前、被转发件在后；批复在前，请示在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；原文在前，译文在后。一份文件只对放在前面的进行编目。如:请示与批复作为一件时，只对批复编目，但必须在题名栏中用注明有无来文，如（附请示）。

（2）归档文件目录填写：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注项目。

馆编件号：分永久、30年、10年，按文件的排列顺序分别从“1”开始逐件编号。

责任者：制发文件的组织或个人。填写时使用全称或规范化简称。

文号：文件的发文字号。

题名：填写文件标题。没有标题或标题不能全面揭示文件内容的，可自拟标题，外加“[]”号，会议记录需重拟标题时，应写明会议的时间和主要内容；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容，附件标题可一并抄录外加“（）”。

日期：填写文件的形成日期（即文件的落款时间），以8位阿拉伯数字标准注年、月、日，如2022年1月1日标注为20220101。

页数：每件归档文件的总页数。

备注：填写需要说明的问题或情况。

（3）归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）。

9. 归档文件的装订

归档文件修整后要按件装订。装订方式采用不锈钢订书钉或缝纫机在文件左侧装订，要求以左、下侧对齐，装订时应尽量保持文件的原貌，不得随意裁切文件。较厚的文件、报表、名册等采用三孔一线方式进行装订。

10. 装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒。装盒时，按照分类方法，各归档单位将同一保管期限的文件装在一起，可装满一盒后再装下一盒。不同保管期限的文件不能装在一盒中。

11. 填写备考表

盒内情况说明：填写主要包括盒内文件缺少情况。

整理人：填写负责整理归档文件人员的姓名。

检查人：填写负责检查归档文件整理质量人员的姓名。

日期：填写归档文件整理完毕的日期。

12. 归档时间及验收

党、政文件材料在次年4月底前由部门整理好归档，移交档案应认真填写移交目录，核对无误，双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。

附件：苏州科技大学党群、行政类档案归档范围及保管期限表