苏州科技大学产品生产与科技开发类档案工作规范

（试行）

为了提高产品生产与科技开发档案（以下简称产品档案）的质量和管理水平，更好地为学校教学、科研提供有效服务，并为考核产品档案提供依据，特制定本规范。

一、产品生产与科技开发档案工作的基本原则

1. 学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。

2. 产品生产和科技开发档案必须实行集中统一管理，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品生产和科技开发工作时，同时布置、检查、验收、总结产品生产和科技开发的档案工作。

二、产品生产和科技开发档案归档范围的确定

1. 归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等方面。

2. 归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的文件材料。

3. 不归档的文件材料

（1）未定稿的材料和未定型的草图、蓝图；

（2）重份文件和重份图纸；

（3）无查考价值和临时性、事务性文件；

（4）未定稿的计划、制度；

（5）未生效的合同、协议书。

三、产品生产和科技开发材料的部门归档与流程

1. 形成积累

（1）产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件材料的形成积累工作。

（2）产品生产技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

2. 整理组卷

（1）产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理组卷后，移交校档案馆。

（2）根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或数卷，反映整个产品项目的关键材料放在首卷。若一个项目文件材料少时，应将文字材料在前、蓝图在后进行组卷，底图单独存放。

（3）对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写，每面均为一页，页号位置标在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角，盖上归档章并逐项填写。

（4）填写卷内目录和备考表，卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后。

（5）对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照图号顺序排列。

3. 归档时间及验收

（1）新产品定型鉴定（或验收）后两个月内，应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向校档案馆移交。

（2）因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

（3）综合管理性文件材料，应按党、政档案归档要求在次年的4月底前完成归档任务。

（4）对移交的档案应认真填写移交目录一式二份，连同案卷一起交档案部门清点无误，双方在移交目录上签字盖章，各执一份备查。

附件：苏州科技大学产品生产与科技开发类档案归档范围及保管期限表