苏州科技大学仪器设备类档案工作规范

（试行）

为了提高学校设备档案的质量和管理水平，充分发挥一起设备类档案（以下简称设备档案）在学校建设和管理中的作用，结合我校实际，制定本规范。

一、仪器设备档案工作的基本原则

1. 凡作为学校固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

2. 仪器设备档案是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节，必须坚持集中统一管理的原则，仪器设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与仪器设备计划管理、采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，是学校设备管理部门的职责之一。

二、仪器设备档案归档范围的确定

1. 确定原则

（1）凡作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备均须归档。归档的重点是仪器设备项目（价值20万元以上的）各个环节形成的文字材料。

（2）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行、维修、随机图样等方面。

2. 不归档的文件材料

（1）上级普发（非专指高校）、不办的文件；

（2）未定稿的管理性文件；

（3）未生效的合同、协议书；

（4）重份文件、校内单位发来的文件；

（5）无查考价值的一般性函件；

（6）仪器设备广告、定货会、展销会宣传品。

三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

1. 形成与积累

（1）学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须明确部门档案员收集、积累、整理、归档工作。使用单位应指定专人负责仪器设备使用、维修、改造各环节文件的收集、积累、管理工作。

（2）从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，过程结束后，移交校档案馆。

（3）设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

（4）学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造，做到有活动就要有完整的记录（记录必须用碳素墨水钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔），确保设备文件的完整、系统、准确。

2. 整理组卷

（1）资产与后勤管理处将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成一卷或若干卷。其余设备技术文件按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

（2）归档的设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷的材料，在每件文件上加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

（3）归档的案卷必须填写卷内目录。备考表填写本卷图纸和文件材料的总数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明，写上立卷人、检查人姓名、时间。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更，修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

3. 归档验收

（1）资产与后勤管理处综合管理性文件材料按党、政文件归档要求进行，于次年4月底前归档。

（2）设备档案的归档时间为仪器、设备验收完毕投入使用后二个月内归档，引进设备需索赔的，索赔期满后二个月内归档。

（3）设备文件材料归档应认真填写移交目录一式二份，内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间，由部门负责人审查，移交学校档案馆，交接双方在移交目录签字，各持一份备查。

附件：苏州科技大学仪器设备类档案归档范围及保管期限表