苏州科技大学外事类档案工作规范

（试行）

为了提高学校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，结合我校实际，特制定本规范。

一、外事档案工作的基本原则

1. 学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

2. 档案必须集中统一管理，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系、体现涉外工作的职能和特点，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。

3. 档案工作必须纳入外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

二、外事档案归档范围的确定

1. 归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

2. 本校人员在国外获得的证书（奖章、奖品），可存复印件、影印件。外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

3. 不归档的文件材料

（1）上级普发（非专指高校）、不办的文件；

（2）未定稿的各种文件；

（3）未生效的合同、协议书；

（4）无查考价值的一般性函件；

（5）与校外单位交换来的材料。

三、外事文件材料的部门立卷与归档流程

1. 形成积累

（1）国际合作交流处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，凡来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的文件材料收集、汇总、整理，按规定向学校档案馆移交。

（2）凡出国（境）学习，访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给国际合作交流处归档。

2. 整理组卷

（1）根据文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

（2）对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷；来校和出国（境）学习人员的材料在他们回国年归档；访问、考察、参加国际会议的材料在回国年归档。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

（3）以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，页号位置标在非装订线一侧的下角。归档的案卷必须填写卷内目录。

3. 归档验收

外事类档案在次年4月底前归档。移交档案时交接双方必须当面验收，填写移交目录，一式二份，双方各执一份备查。

附件：苏州科技大学外事类档案归档范围及保管期限表