苏州科技大学出版类档案工作规范

（试行）

为了提高学校出版类档案（以下简称出版档案）的质量和管理水平，结合我校实际，特制定本规范。

一、出版档案工作的基本原则

1. 本校在编辑出版校报、学报等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。

2. 出版档案必须实行集中管理，遵循其自然形成规律，保持有机联系，以确保其完整、系统准确和安全，方便开发利用。

3. 出版档案是反映学校教学、科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各部（室）负责人和责任编辑人员的职责范围。编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作，出版部门要确定一名档案人员，协同校档案馆做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版档案归档范围的确定

归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

1. 归档的主要内容包括综合管理、出版物编审、出版物等方面内容。

2. 不归档的文件材料

（1）上级有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；

（2）不退、不用的稿件、非定稿的稿件；

（3）未生效的合同、协议；

（4）重份文件及校内单位发来的无查考价值文件；

（5）校外交换来的材料。

三、出版物文件材料的部门立卷和归档流程

1. 形成积累

（1）校报、学报出版前，责任编辑应注意材料的积累和保管，并随时检查归档材料是否完整、系统、确定。

（2）校报、学报出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，部门档案员编制归档。

2. 整理组卷

（1）出版档案以出版物名称立卷，学报一刊组成一卷或数卷（原稿、审稿单、样书）。报刊归合订本。

（2）出版档案内的原稿须除去金属物，修补破损处，用线装订。

（3）页号的编制：卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字的，均应编写页号，页号位置在每面材料非装订线一侧的左下角，期刊按原页码。

3. 归档验收

部门档案员应在次年4月底前，将上年应归档的出版档案集中整理，向校档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

附件：苏州科技大学出版类档案归档范围及保管期限表