苏州科技大学教学类档案工作规范

（试行）

为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作标准化、规范化、现代化，并未今后考核教学档案工作提供依据，特制定本规范。

一、教学档案工作的基本原则

１. 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2. 教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

3. 各教学管理和教学业务部门都应明确一名分管档案工作的负责人和配备部门档案员，统一管理本部门的教学文件，并按期向学校档案馆办理移交。

4. 应实行“三纳入”“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成、积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业生分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

二、教学档案归档范围

1. 归档的主要内容包括综合管理、课程专业建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

2. 不归档的文件材料

（1）上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；

（2）上级有关教学的未定稿文件；

（3）重份文件；

（4）无查考利用价值的事务性临时性文件；

（5）非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

（6）与校外单位交换来的材料。

三、教学文件材料的部门归档与流程

1. 形成积累

（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的档案员负责日常教学文件材料的积累，并定期进行整理立卷。

（2）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

2. 整理组卷

（1）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页（厚度不超过5公分）。

（2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列。

（3）归档文件按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1号开始，页号位置在非装订线一侧的下角。

3. 归档要求及验收

（1）归档的文件材料所使用的书写材料、纸张 、装订材料等应符合档案保护要求，不得使用褪化变色、不易长期保存的字迹和纸张。

（2）归档部门应认真填写移交目录，交接双方必须当面验收，核对无误，在移交目录上签字，并各执一份存查。

（3）教学综合管理性文件在次年4月底归档，其它各类材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），于当年10月底前一次性归档。

附件：苏州科技大学教学类档案归档范围及保管期限表