苏州科技大学科学技术研究类档案工作规范

（试行）

为了提高学校科学技术研究类档案（简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥科研类档案在学校建设和管理中的作用，结合我校实际，制定本规范。

一、科研档案工作的基本原则

1. 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

2. 科研档案必须实行集中统一管理，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动全过程，必须遵循其自然规律，保持其有机联系。

3. 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划，管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明同步。

二、科研档案归档范围的确定

1. 由几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

2. 与国外合作研究课题、应在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

3. 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推扩应用；重点是学校承担的科研课题各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

4. 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

5. 不归档的文件材料

（1）上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件；

（2）有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

（3）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定的项目；

（4）重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（5）非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

（6）与校外单位交换来的材料。

三、科研文件材料的部门立卷与归档流程

1. 课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

2. 课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求，与课题组的业务性文件汇总整理成卷，移交科研部门。

3. 根据科研文件形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个研究课题中最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算等材料整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

4. 内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

5. 科研部门综合管理部分的文件材料，按党、政文件材料要求归档。各课题组的文件材料可根据材料多少，组成一卷或若干卷，卷内的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角，每卷不超过200页（厚度不超过5公分）。不装订卷的科研文件材料，以件为单位的应在每件文件材料的右上角盖上归档章、并逐项填写。

6. 归档时间及验收

（1）科研部门综合管理性文件材料归档时间在次年4月底以前。

（2）科研项目归档时间，在研究课题鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

（3）填写科研档案移交目录、一式两份，连同案卷向校档案馆移交，档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

四、档案的补充与修改

1. 科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题案卷进行补充。

2. 对已归档的科技文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经有关主管负责人及相应部门领导批准同意。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

附件：苏州科技大学科学技术研究类档案归档范围及保管期限表