苏州科技大学会计财会类档案工作规范

（试行）

为了加强学校财会类档案（以下简称财会档案或会计档案）工作的业务建设，不断提高会计档案的质量和科学管理水平，有效保护和利用会计档案，特制定本规范。

一、财会档案管理基本原则

学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，均属财会档案

学校各会计主体在财务管理和会计活动中直接形成的会计档案是学校档案的重要组成部分。

二、财会档案归档范围

1. 综合类：上级和学校关于会计管理方面的文件。

2. 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

3. 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。

4. 财务会计报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。

5. 其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

三、财会档案归档要求

1. 学校各会计主体（以下简称财会部门）均为一个立档单位，应执行本办法，将会计档案分类立卷，按期归档。

2. 会计档案的收集整理

各财会部门应确定一名会计兼职档案员（出纳人员不得兼管会计档案）。督促本单位会计承办人员做好平时会计材料的收集、整理工作，按照归档要求，负责本单位会计档案的立卷，装订成册，编制会计档案保管清册等工作。

会计档案的案卷装订采用三孔一线的方法，卷内材料以左下方对齐，在左侧装订，若装订线处有重要批注，须进行贴边处理，装订时去掉金属物，并加盖骑缝章。

案卷封面、卷内目录逐项按规定填写，须用钢笔书写，禁止使用原珠笔、铅笔。备考表记载的案卷内材料缺损，抽出等需说明情况。对已破损、字迹模糊的材料应修复并与原件一并立卷。

3. 财会档案的移交

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由学校财会部门保管一年，期满后的次年6月底以前，由兼职档案员将应归档的会计档案编制移交清册一式二份，办理移交手续，移交学校档案馆统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案馆同意。学校财会部门保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

学校档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

移交学校档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，学校档案馆应当会同财会部门和经办人共同拆封整理，并办理登记手续。

4. 学校档案馆负责指导、检查财会部门的档案业务工作。

四、财会档案的利用

1. 各财会部门应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

2. 各财会部门与学校档案馆保存的会计档案一般不得对外借出，确因工作需要必须借出的，须经各财会部门负责人批准，应当严格按照规定办理相关手续。

3. 会计档案借用部门应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

五、财会档案的保管期限

财会档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。财会档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

六、财会档案的鉴定和销毁

1. 会计档案的鉴定

学校档案馆应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

会计档案鉴定工作应当由学校档案馆牵头，组织会计、审计、纪委机关等机构或人员共同进行。

2. 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

学校档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

学校负责人、学校档案馆负责人、财务部门负责人、学校档案馆经办人、财务部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

学校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、会计档案分类编号

1. 会计档案的档号分三级类目：

一级代号：CK

二级代号：11------综合

              12------会计报表

              13------会计帐簿

              14------会计凭证

              15------工资清册（奖金、助学金入此）

三级代号：（立档部门代号）

          12-------财务处

              14-------后勤服务总公司

              16-------工会

              17-------苏州市环院工程咨询有限公司

              19-------基金会

              21-------医改办

              23-------科大城市规划设计研究院有限公司（广厦）

28-------江苏天河环保科技开发公司

29-------苏州天狮建设监理公司

         30-------资产经营有限公司

         31-------苏州市宝威停车服务中心

         32-------科大盛通企业

         33-------科技园有限责任公司

         34-------相城研究院

         35-------苏州科大技术转移有限公司

2. 会计档案的档号包括年度号、分类号、案卷号三部分（案卷号每年度从1开始，按凭证-账簿-报表-其他会计资料排序）。

模式如下：

20××－CK11.12－1～N

案卷号

财务处（三级代号）

综合类（二级代号）

财会类（一级代号）

年度号

3. 会计档案档号的标签贴在每个案背脊卷上，其位置距离底边40毫米处。

（八）凡2017年9月1日后形成的会计档案按本办法执行。本办法解释权归校财务处与学校档案馆。