苏州科技大学基本建设类档案工作规范

（试行）

为了提高学校基本建设档案的质量和管理水平，充分发挥基本建设档案（以下简称基建档案）在学校建设和管理中的作用，结合我校实际，特制定本规范。

一、基建档案工作基本原则

1. 凡在学校基建管理和基本建设工程项目(新建、扩建、改建以及大、中型维修)活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基本建设档案。

2. 基本建设档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

3. 基本建设档案工作要纳入基本建设计划、规划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工作一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

二、基建档案归档范围的确定

1. 归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建预算、概算、决算、器材管理等方面。

2. 不归档的文件材料

（1）上级机关有关基建的普发性、不办的文件；

（2）正式施工前的草图、未定型图纸；

（3）重份文件和重份图纸；

（4）无查考价值的临时性、事务性文件。

三、基本建设文件的部门立卷与归档流程

1. 形成积累

（1）学校基建处要有一位负责人分管基建档案工作，并确定部门档案员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

（2）基建处接到基建新建、扩建、改造及大、中型维修项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

（3）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

（4）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

（5）校基建部门必须严格执行基建文件的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

（6）校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

2. 整理组卷

（1）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

（2）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组成一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其他材料按文件性质分别组卷。

（3）排列原则：文字材料在前，图纸在后。

文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。

（4）工程技术人员负责填写归档说明，交基建部门负责人审查后放在第一卷的卷内目录之后。

（5）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。易退色的书写材料不能归档（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）。

（6）无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的案卷，应将卷内每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

（7）填写卷内目录和备考表，卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内，若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人，以示对历史的负责。

3. 归档验收

（1）学校档案馆应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

（2）基建项目在验收后两个月内归档，综合管理的档案在次年五月底前归档。

（3）填写基建档案移交目录，一式二份，经档案部门验收无误，在移交目录上签字盖章，各执一份备查。

注：学校基建档案管理依照《苏州科技大学基建档案管理办法（试行））》（苏科大〔2020〕54号）文件执行。

附件：《苏州科技大学基建档案管理办法（试行）》（苏科大〔2020〕54号）