苏州科技大学声像载体类档案工作规范

（试行）

为了提高学校声像载体类档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学校工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，结合本校实际情况制定本规范。

一、声像档案管理的基本原则

1. 凡反映我校教学、科研活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料均属声像档案。

2. 声像档案的主体是声像载体材料，声像载体材料的记录反映形式及制作方法，保管条件、利用方式均与纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊的整理和特殊管理。

3. 学校声像档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用，

4. 声像档案工作必须纳入学校党政工作、教学（含电教）、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行工作和建档工作同步，即制作人员接受任务与接收声像材料的归档要求同步。

5. 声像档案工作应列入学校有关工作计划，管理制度之中，落实到有关部门的岗位职责，做到声像工作与有关工作同步管理。

6. 要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

二、声像档案归档范围的确定

1. 确定原则

（1）归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

2. 归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。

（2）归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

3. 不归档的文件材料

（1）不能反映本校工作、活动的声像材料；

（2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；

（3）重份声像材料。

三、声像载体材料归档部门和归档流程

1. 形成积累

（1）宣传部、信息化建设与管理中心和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立档。

（2）立卷单位声像项目负责人，要认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向校档案馆移交全套案本。

2. 立卷分工

（1）综合管理材料由宣传部、信息化建设与管理中心等部门立卷归档。

（2）其他形成的声像载体材料，由制作项目单位立卷归档。

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

（4）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由学校档案馆负责征集或委托负责收集。

3. 归档材料的整理

（1）检查归档材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清晰。对由局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

（2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

（3）照片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

（4）经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门盒、册、封套装载。

4. 归档验收

（1）声像材料形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（2）归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

（3）材料归档时间一般为次年4月底以前。

四、声像档案的管理

1. 分类编号

（1）按《中国档案分类办法­――教育档案分类祥表》进行分类标引，结合本校实际情况，给出检索分类号。

（2）根据声像档案的不同载体特点，编制用于档号的二级目录（载体）代号简表。

（3）声像档案号：年代号＋声像档案分类号＋保管单位号，其模式如下：

20××—SX OO—1～n

年代号用声像档案形成的自然年代，保管单位依不同的载体而定，可以是卷册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号流水。

2. 编目

（1）档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可以在离底20毫米处贴上注有档号的标签。

（2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序。以保管单位为对象填写。

3. 排架、保管

（1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档案号排架。

（2）照片库房保持温度15—25⁰C，湿度55—65％。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度适宜18—24⁰C，相对湿度宜35—45％，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

（3）每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温度、湿度，保持库房整洁。

（4）照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和及时处理。

（5）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

4. 借阅

（1）建立借阅制度，若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。

（2）档案借阅或归还时，由利用者和档案馆共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案馆要定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经主管领导签署意见后，根据不同情况进行处理。

附件：苏州科技大学声像载体类档案归档范围及保管期限表